今年一番HITしたツールは「Google Docs」

みなさんこんにちは。
去年に引き続き、Aomori Web AdventCalendar 2013が開始されました。
初日はCalmTechさんによる今年一番ヒットだったツールは「TaskPaper」でした。

本日は2日目のエントリとなります。

個人的にはSublimeText3に恋をしたという話題もあるのでですが、
今回は仕事を進める上でGoogle Docsが大変役立ったのでその活用方法についてご紹介したいと思います。
Google Docsを利用するにはGoogleDriveを利用します。


会議アジェンダ、議事録の校正と共有

 会議のアジェンダや議事録など、メールやSkypeで共有するのは面倒ですよね。
 送るまではよいですが、「あの議事録どこいったっけ?」となります。

 百歩譲って社内NASDropbox、GoogleDriveなどで共有するのもいいかもしれませんが、
 複数人で編集する際は、ファイルの編集がコンフリクト(競合)することもあり、
 「編集しますねー」と一声かける必要が出てきたりします。

 そういうときはGoogle Docsの「文書」を使いましょう。

Google Docsでの文書共有の利点

ブラウザで編集可能

OSを問わずブラウザで編集可能。MS Officeで文書を作ると同ソフトを持っていない人は編集できません。
それに専用のワードソフトって起動に多少の時間がかかりません?

リアルタイムに変更を共有

同じ文書を2人以上のユーザで編集しているとリアルタイムで変更がされます。
弊社の青森事務所は、宮城県石巻本社と330kmほど離れているため、アジェンダを作成する際に、
上司とハングアウト(GoogleのWeb通話)しながら議題の作成を行います。
ちなみに編集履歴も残ります。

特定の人にだけ共有

これはGoogleDocsというよりはGoogleDriveの活用方法なのですが、例えば、アジェンダや議事録は他部門や顧客にも公開する必要があったりします。
アジェンダや議事録を纏めたフォルダを作成し、そのフォルダの共有設定で他部門や顧客を追加すれば、追加した人も共有に参加できるようになります。

Google Docsが苦手とするところ

ワードで作るDTP文書や、整った体裁の資料を作成するなど、きめ細かい体裁を整えるのには不向きです。
体裁を気にする必要のないメモ程度な文書の編集、共有などに威力を発揮します。

その他のドキュメント

プレゼンテーション

シンプルなプレゼンテーションは大体これで作成可能です。力の入ったプレゼンテーションはPowerPointなり、keynoteを使うので
あまり出番はなさそうですが・・・。

スプレッドシート

TODO管理や課題共有などに利用できます。

フォーム

忘・新年会の参加可否、アンケートなどに利用できます。

図形描画

共同作業でワークフローチャートなどの作成ができたりします。

GoogleDriveを活用されている企業は少なくないと思うのですが、GoogleDocsも合わせて使うと更に業務効率がUPするかと思います。
よいGoogleライフを!

3日目は齋藤 亨さんの「今年一番ヒットだったツールは「竹尾紙見本帖」」です。
乞うご期待!